Kelola Banyak Nomor WhatsApp dalam Satu Inbox, Tidak Tertukar
Usaha Anda punya lebih dari satu nomor WhatsApp? Semua percakapan bisa dilihat dari satu layar yang sama, tanpa membuka aplikasi bolak-balik atau bingung nomor mana yang sedang menjawab siapa.
Nomor toko, nomor CS, dan nomor tiap cabang tetap rapi dalam satu kotak masuk.
Kalau usaha Anda punya nomor toko dan nomor CS terpisah, atau tiap cabang punya nomor WhatsApp sendiri, biasanya artinya ada beberapa HP atau beberapa aplikasi WhatsApp Web yang harus dibuka bergantian. Chat dari nomor A dilihat di satu tab, chat dari nomor B dilihat di tab lain. Begitu ada lebih dari dua nomor, cara ini mulai merepotkan — apalagi kalau yang membalas bukan cuma Anda sendiri.
Jalinara menampung semua nomor itu dalam satu Inbox. Anda tetap scan QR untuk tiap nomor seperti WhatsApp Web biasa lewat menu Hubungkan WA, tapi begitu tersambung, chatnya langsung tergabung di satu layar — lengkap dengan penanda nomor asalnya supaya tidak tertukar.
Kelola banyak nomor WhatsApp dalam satu inbox: bagaimana bentuknya
Begitu akun Anda punya dua nomor terhubung atau lebih, setiap baris percakapan di Inbox otomatis mendapat garis warna kecil di sisi kiri, plus label kecil bertuliskan nama nomornya — misalnya “Toko Utama” atau “CS Cabang Kemang”. Di dalam chat yang sedang dibuka, keterangan “Masuk lewat: [nama nomor]” juga muncul di bagian atas, tepat di sebelah nama pelanggan. Warna yang sama dipakai konsisten untuk nomor yang sama, di mana pun label itu muncul, jadi mata Anda cukup mengenali warnanya tanpa perlu membaca ulang tiap kali.
Kalau akun Anda cuma punya satu nomor WhatsApp, label ini otomatis tidak muncul sama sekali — tampilan Inbox tetap sederhana seperti biasa. Label warna nomor baru berguna, dan baru ditampilkan, begitu nomornya lebih dari satu.
Multi nomor WhatsApp satu dashboard: satu tempat untuk semua percakapan
Semua chat masuk — dari nomor jualan, nomor servis, atau nomor tiap cabang — berkumpul di satu daftar Inbox yang sama. Anda tidak perlu berpindah akun atau membuka perangkat lain untuk melihat chat dari nomor tertentu. Kalau pelanggan tiba-tiba mengirim pesan ke nomor CS sementara Anda sedang membalas chat dari nomor toko, keduanya tetap terlihat dalam satu layar, tinggal diklik satu per satu.
Ini yang membedakan dari sekadar “WhatsApp Web dibuka di banyak tab”: riwayat percakapan, status (baru, proses, selesai), dan catatan pelanggan tersimpan rapi per nomor, tapi tetap bisa dipantau bersama-sama dari satu dashboard.
Menyaring chat per nomor saat dibutuhkan
Meski semua chat tergabung, Anda tetap bisa mempersempit tampilan ke satu nomor saja. Di bagian atas Inbox ada filter perangkat berisi daftar semua nomor yang terhubung, dengan pilihan “Semua perangkat” sebagai bawaan. Pilih satu nomor dari situ, dan daftar percakapan langsung menyaring hanya chat yang masuk lewat nomor itu — berguna misalnya saat Anda ingin fokus membereskan chat nomor CS dulu sebelum pindah ke nomor toko.
Filter ini diingat oleh Jalinara, jadi kalau Anda biasa fokus di satu nomor tertentu, pilihan itu akan tetap tersimpan saat Anda membuka Inbox lagi.
Nomor WA cabang dan nomor CS: kapan sebaiknya dipisah
Tidak semua usaha perlu banyak nomor. Berikut gambaran kasar kapan satu nomor sudah cukup, dan kapan menambah nomor lebih masuk akal:
| Situasi usaha | Saran jumlah nomor | Alasannya |
|---|---|---|
| Usaha satu lokasi, satu jenis layanan | 1 nomor cukup | Beberapa staf CS bisa membalas bergantian dari Inbox yang sama, tanpa perlu nomor terpisah. |
| Nomor jualan ramai, nomor servis/komplain perlu nada berbeda | 2 nomor | Pelanggan lebih mudah tahu ke nomor mana harus mengetik, dan tim bisa fokus per jenis chat. |
| Beberapa cabang, tiap cabang punya nomor sendiri di lapangan | 1 nomor per cabang | Riwayat pelanggan tiap cabang tidak bercampur, tapi pemilik tetap bisa memantau semua dari satu Inbox. |
| Bisnis besar dengan tim penjualan dan dukungan terpisah jauh | 3 nomor atau lebih | Setiap tim punya nomor dan agen sendiri, dibatasi lewat akses device per staf. |
Kalau Anda masih ragu, mulai dari satu nomor dulu. Menambah nomor baru jauh lebih mudah daripada menggabungkan dua nomor yang sudah telanjur berjalan sendiri-sendiri. Untuk nomor baru yang baru pertama kali dipakai kirim pesan, ada baiknya membaca cara warm-up nomor WhatsApp baru dulu supaya nomornya lebih siap dipakai jualan.
Balasan keluar lewat nomor yang sama dengan chat masuk
Satu hal yang sering dikhawatirkan pemilik usaha dengan banyak nomor: jangan sampai pelanggan yang mengirim pesan ke nomor A malah dibalas dari nomor B. Di Jalinara, setiap balasan yang Anda ketik di sebuah percakapan otomatis dikirim lewat nomor yang sama dengan nomor yang menerima chat masuk itu. Anda tidak perlu memilih nomor pengirim secara manual setiap kali membalas — sistem sudah tahu percakapan itu “milik” nomor yang mana.
Kalau suatu saat nomor asal sebuah percakapan tidak bisa dipastikan (misalnya nomor asalnya sudah dihapus dari akun), Jalinara akan meminta konfirmasi Anda dulu sebelum mengirim lewat nomor lain, supaya tidak ada balasan yang “nyasar” diam-diam dari nomor yang salah.
Membatasi staf CS hanya pada nomor tertentu
Kalau tim Anda terbagi berdasarkan nomor — misalnya satu staf khusus menangani nomor CS, staf lain khusus nomor cabang tertentu — setiap agen di menu Tim CS bisa diatur aksesnya. Saat menambah atau mengedit agen, ada pilihan “Akses device”: defaultnya “Semua device” yang berarti agen itu bisa melihat dan membalas semua nomor, atau “Device tertentu saja” yang mengunci agen itu hanya pada nomor-nomor yang Anda centang.
Agen yang dibatasi hanya akan melihat percakapan dari nomor yang diizinkan untuknya — chat dari nomor lain tidak akan muncul di layar mereka sama sekali, jadi tidak ada risiko staf salah membalas dari nomor yang bukan tanggung jawabnya. Warna label nomor yang dilihat staf ini pun tetap konsisten dengan yang dilihat pemilik akun, supaya tidak ada kebingungan saat pemilik ikut memantau.
Setiap chat sudah jelas datang dari nomor mana, dan balasan otomatis keluar dari nomor yang sama — pemilik usaha tidak perlu lagi mengingat-ingat sendiri nomor mana yang sedang menangani siapa.
Contoh nyata: toko dengan nomor jualan dan nomor servis
Bayangkan sebuah toko elektronik yang selama ini pakai satu nomor WhatsApp untuk semua urusan — jualan sekaligus keluhan servis. Chat jadi bercampur: chat calon pembeli tercampur dengan pelanggan yang menanyakan status servis. Berikut langkah memisahkannya di Jalinara:
- Buka menu Perangkat, lalu klik Hubungkan WA untuk nomor kedua — nomor servis. Scan QR-nya dengan HP yang memegang nomor itu, beri nama yang jelas misalnya “Nomor Servis” supaya gampang dikenali nanti, karena nama inilah yang nanti muncul di label warna Inbox.
- Buka menu Tim CS, lalu atur staf yang khusus menjawab servis: pilih “Device tertentu saja” di bagian “Akses device”, centang hanya nomor servis. Staf itu otomatis tidak akan melihat chat dari nomor jualan sama sekali.
- Kembali ke Inbox: begitu dua nomor sudah tersambung, setiap chat langsung mendapat label warna dan keterangan nomor asalnya. Untuk memeriksa semua chat servis yang belum dibalas, pilih nomor servis di filter perangkat di bagian atas Inbox.
- Saat pelanggan membalas ke nomor servis, balasan staf otomatis terkirim dari nomor servis juga — tidak perlu memilih nomor pengirim satu per satu.
Pola yang sama berlaku untuk toko dengan dua cabang: tiap cabang dihubungkan sebagai nomor terpisah lewat Perangkat, staf tiap cabang dibatasi lewat Akses device, dan pemilik tetap bisa memantau kedua cabang sekaligus dari satu Inbox dengan berpindah filter nomor.
Kesalahan umum saat memakai banyak nomor
Ada beberapa hal yang membuat pengaturan banyak nomor jadi membingungkan kalau terlewat:
- Nomor tidak diberi nama yang jelas. Label warna di Inbox menampilkan nama yang Anda isi saat menghubungkan nomor. Nomor bernama “Device 1” dan “Device 2” tetap berwarna beda, tapi Anda dan staf tetap harus menghafal mana yang mana. Beri nama sesuai fungsinya, misalnya “Nomor Jualan” atau “Cabang Kemang”.
- Staf dibiarkan “Semua device” padahal harusnya dibatasi. Kalau tidak diatur, agen baru otomatis melihat semua nomor. Untuk tim yang memang dipisah per nomor, atur “Device tertentu saja” sejak agen ditambahkan, bukan menunggu ada kesalahan kirim dulu.
- Memulai chat baru tanpa memeriksa filter nomor. Saat Anda mengetik nomor pelanggan baru secara manual, pesannya dikirim lewat nomor yang sedang aktif di filter Inbox, atau nomor pertama yang terhubung kalau filter sedang kosong. Periksa dulu filter nomor di bagian atas sebelum memulai chat baru, supaya pelanggan menerima pesan dari nomor yang tepat.
Berapa banyak nomor yang bisa Anda pakai
Jumlah nomor WhatsApp yang bisa dihubungkan mengikuti paket yang Anda pakai:
- Paket Free dan Personal: 1 nomor WhatsApp.
- Paket Tim: 2 nomor WhatsApp, plus 3 agen CS untuk membagi tugas.
- Paket Bisnis: 3 nomor WhatsApp, dengan 5 agen CS dan CRM untuk penugasan lead.
- Paket Eksekutif: 10 nomor WhatsApp, 10 agen CS, dan Analitik lanjutan per jam dan per agen.
- Paket Prioritas: 12 nomor WhatsApp, 20 agen CS, sampai fitur White-label untuk dashboard bermerek sendiri.
Kalau paket Anda sudah pas dari sisi jumlah pesan dan agen CS tapi butuh satu-dua nomor tambahan, tersedia add-on tambah nomor Rp49.900/bulan tanpa harus naik paket, dibeli langsung dari dashboard lewat QRIS tanpa kontrak.
Perbedaan dengan banyak admin di satu nomor
Kalau kebutuhan Anda sebaliknya — satu nomor WhatsApp saja, tapi beberapa orang staf yang membalas secara bergantian — itu topik yang berbeda dan sudah dibahas terpisah. Anda bisa membaca cara kerja banyak admin di satu nomor WhatsApp atau cara kelola banyak CS dalam satu nomor WhatsApp untuk gambaran lengkapnya. Banyak usaha bahkan memakai kombinasi keduanya: beberapa nomor untuk memisah jenis layanan, dan di masing-masing nomor ada beberapa staf CS yang bergiliran menjawab.
Mulai menghubungkan nomor kedua Anda
Kalau Anda sudah punya satu nomor berjalan di Jalinara dan ingin menambah nomor kedua, langkahnya sama seperti saat pertama kali: buka menu Perangkat, pilih Hubungkan WA, lalu scan QR dengan HP yang memegang nomor barunya. Setelah tersambung, label warna nomor otomatis muncul di Inbox Anda, dan Anda tinggal mengatur staf mana yang boleh mengakses nomor yang mana. Anda bisa mengecek detail paket dan add-on nomor selengkapnya di halaman harga Jalinara.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah label warna nomor muncul kalau saya cuma punya satu nomor WhatsApp?
Tidak. Label warna dan keterangan nomor hanya muncul begitu akun Anda punya dua nomor terhubung atau lebih. Kalau nomornya cuma satu, tampilan Inbox tetap sederhana seperti biasa.
Bisakah saya melihat chat dari satu nomor saja tanpa nomor lain ikut tercampur?
Bisa. Di Inbox ada filter perangkat yang bisa dipilih ke satu nomor tertentu, sehingga daftar percakapan hanya menampilkan chat dari nomor itu. Pilihan ini juga diingat untuk kunjungan berikutnya.
Kalau saya membalas chat, apakah balasannya pasti keluar dari nomor yang sama dengan chat masuk?
Ya, balasan otomatis dikirim lewat nomor yang sama dengan nomor yang menerima chat itu. Jalinara hanya akan meminta konfirmasi Anda kalau nomor asal percakapan tidak bisa dipastikan.
Bisakah satu staf CS hanya diberi akses ke nomor tertentu saja?
Bisa. Di menu Tim CS, tiap agen bisa diatur “Akses device”-nya ke nomor tertentu saja, sehingga agen itu hanya melihat dan membalas chat dari nomor yang diizinkan untuknya.
Berapa nomor WhatsApp yang bisa saya hubungkan di Jalinara?
Tergantung paket: Free dan Personal untuk 1 nomor, Tim untuk 2 nomor, Bisnis untuk 3 nomor, Eksekutif untuk 10 nomor, dan Prioritas untuk 12 nomor. Kalau butuh tambahan, tersedia add-on tambah nomor tanpa harus naik paket.