Cara Kirim Pesan WhatsApp Massal dengan Nama Pelanggan Otomatis di Jalinara

Satu formulir broadcast bisa terasa seperti pesan pribadi kalau nama penerima ikut terisi otomatis. Ini cara memakai penanda {nama} dan variabel lain di Jalinara, plus jebakan yang sering bikin hasilnya malah tampak aneh.

Penanda {nama} dan variabel CSV mengubah satu pesan jadi ribuan sapaan yang berbeda-beda.

Pesan broadcast yang dibuka dengan “Yth. Bapak/Ibu Pelanggan” biasanya berhenti dibaca di kalimat itu juga. Pesan yang menyapa dengan nama asli penerima punya peluang lebih besar untuk dibaca sampai selesai, karena terasa ditulis untuk orang itu, bukan untuk daftar nomor.

Di Jalinara, cara kirim pesan WhatsApp massal dengan nama pelanggan otomatis ini memakai penanda {nama}: cukup diketik di dalam kalimat, sistem yang mengisi nama tiap penerima saat pesan benar-benar terkirim. Tempat pakainya ada dua, sumber datanya juga tidak sama persis, dan ada beberapa jebakan kecil yang bikin hasilnya malah tampak aneh di layar pelanggan. Semuanya dibahas di bawah, lengkap dengan contoh pesan siap pakai.

Apa itu penanda {nama} di pesan WhatsApp massal

Penanda {nama} adalah tulisan di dalam pesan yang nanti diganti otomatis dengan nama penerima. Anda menulis kalimatnya sekali, misalnya “Halo {nama}, promo hari ini khusus untuk Anda”, dan tiap penerima menerima versi dengan namanya masing-masing: Budi menerima “Halo Budi, promo hari ini khusus untuk Anda”, Siti menerima versi dengan namanya sendiri, dan seterusnya. Penanda {name} (ejaan Inggris) berlaku setara; keduanya saling melengkapi, jadi kalau salah satu kosong, Jalinara mencoba mengambil dari yang satunya.

Selain nama, ada variabel lain seperti {variabel1}, {variabel2}, sampai {variabel10}, tapi ini hanya berfungsi di menu Blast & Pengumuman, dari data yang Anda unggah sendiri (dibahas di bagian berikutnya). Ada juga spintax seperti {Halo|Hai|Hi}, yang memilih satu kata secara acak untuk tiap penerima, dibahas di bagian “Variasi otomatis” di bawah.

Kirim Satuan: nama otomatis tanpa perlu unggah apa pun

Menu Kirim Pesan ▸ Kirim Satuan dipakai untuk mengetik nomor tujuan langsung, satu nomor, atau beberapa nomor sekaligus dipisah koma. Di sini Anda tidak perlu menyiapkan berkas apa pun untuk memakai {nama}: begitu Anda mengetik “Halo {nama}, ...”, Jalinara langsung mencari namanya dari data yang sudah tersimpan di akun Anda.

Urutan pencariannya begini:

1. Pertama dicek ke menu Pelanggan ▸ Kontak (Buku kontak): kalau nomor itu sudah tersimpan dengan nama, nama itu yang dipakai.
2. Kalau nomornya belum ada di Kontak, atau tersimpan tanpa nama, Jalinara mencoba mengambil nama dari Leads (CRM), asal paket Anda mendukung CRM dan staf yang mengirim masih punya akses ke Leads.
3. Kalau nomor itu sama sekali tidak dikenali di kedua tempat, penanda {nama} dibuang otomatis berikut spasi atau koma di sekitarnya: pelanggan menerima “Halo, ada promo”, bukan “Halo {nama}, ada promo” yang mentah.

Perlu diingat: kalau Anda mengetik variabel lain di Kirim Satuan, misalnya {variabel1} atau {kode}, itu tidak diisi, tampil apa adanya di pesan yang terkirim, karena Kirim Satuan hanya memproses {nama}/{name} dan spintax. Untuk pengiriman ke banyak nomor sekaligus dengan variabel dari data Excel/CSV, menu yang tepat adalah Blast & Pengumuman.

Blast & Pengumuman: variabel dari Buku kontak atau file Excel/CSV

Menu Kirim Pesan ▸ Blast & Pengumuman dipakai untuk mengirim ke banyak nomor dari satu formulir, dan di sinilah variabel {variabel1} dan seterusnya benar-benar berfungsi. Saat membuat campaign, di bagian Ambil target dari Anda memilih salah satu: Ketik manual, Upload CSV, Buku kontak, atau Grup WA.

Kalau sumbernya Buku kontak, nama kontak otomatis mengisi {nama}, sama seperti di Kirim Satuan. Tapi variabel lain (variabel1 dan seterusnya) tidak ikut, karena Kontak hanya menyimpan nomor, nama, dan tag, bukan kolom bebas. Kalau Anda butuh variabel tambahan per penerima, harga promo berbeda, tanggal jadwal berbeda, kode kupon, sumbernya harus Upload CSV.

Klik Template CSV di halaman yang sama untuk mengunduh contoh formatnya. Kolomnya persis begini:

Kolom nomor wajib ada (nama kolomnya boleh juga ditulis number, phone, hp, target, atau no, semuanya dikenali). Kolom nama mengisi {nama}, dan kolom variabel1 sampai variabel10 (maksimal 10 kolom tambahan) mengisi {variabel1} sampai {variabel10} di pesan Anda. Satu hal yang gampang terlewat: kotak unggahnya hanya menerima berkas berekstensi .csv, bukan berkas Excel (.xlsx) langsung. Kalau data Anda masih di Excel, simpan dulu sebagai “CSV (Comma delimited)” sebelum diunggah.

Menyimpan kalimat siap pakai di Template Pesan

Supaya tidak menulis ulang tiap kali, simpan kalimat yang sudah memuat {nama} dan spintax di menu Kirim Pesan ▸ Template Pesan. Saat membuat campaign atau mengirim pesan satuan, tinggal pilih template itu untuk mengisi kolom pesan secara otomatis: penanda dan variabelnya tetap diproses seperti biasa saat pesan benar-benar dikirim.

Contoh 5 pesan personal siap pakai

Berikut contoh kalimat yang bisa Anda sesuaikan. Bagian yang ditebalkan adalah penanda yang akan diganti otomatis:

1. Halo {nama}, terima kasih sudah jadi pelanggan kami. Promo {variabel1} berlaku sampai {variabel2}.
2. {Halo|Hai|Hi} {nama}, stok favorit Anda baru datang. Yuk cek katalog terbaru sebelum habis.
3. {nama}, pesanan Anda sedang disiapkan. Estimasi kirim {variabel1}.
4. Halo {nama}, sisa {variabel1} hari lagi sebelum diskon ulang tahun toko berakhir.
5. Terima kasih {nama} sudah mampir. Kalau ada pertanyaan soal {variabel1}, balas pesan ini kapan saja.

Pola nomor 2 memakai spintax di bagian pembuka, cocok untuk pesan yang dikirim ke banyak nomor sekaligus, karena tiap penerima mendapat sapaan yang sedikit berbeda.

Variasi otomatis biar tidak terlihat seragam

Selain spintax yang Anda tulis sendiri, Jalinara juga punya variasi bawaan: kalau pesan Anda dimulai dengan kata “Halo”, “Hai”, “Hi”, atau “Helo”, dan pesan itu dikirim lewat Blast & Pengumuman, atau lewat Kirim Satuan ke lebih dari satu nomor sekaligus, kata sapaan itu diacak ulang ke salah satu dari keempat pilihan tadi untuk tiap penerima, tanpa Anda perlu menulis spintax apa pun. Ini berjalan otomatis di belakang layar, sebagai bagian dari menjaga pola kirim tetap wajar, supaya pesan tidak terlihat seperti dikirim robot yang identik ke semua orang.

Nama yang salah tampil di pesan personal terasa lebih mengganggu daripada nama yang sama sekali tidak disebut, makanya bagian kesalahan umum di bawah ini layak dibaca sebelum tombol Kirim ditekan.

Kesalahan umum yang bikin {nama} berantakan

• Kolom nama dikosongkan untuk sebagian baris. Di Kirim Satuan, {nama} yang tidak ketemu dibuang rapi. Tapi di Blast & Pengumuman lewat CSV, kalau satu baris kolom “nama”-nya kosong, {nama} diganti kosong tanpa dirapikan, hasilnya bisa jadi “Halo , ada promo” dengan koma menggantung. Karena itu, periksa dulu berkas CSV Anda dan pastikan tidak ada baris yang kolom namanya kosong sebelum mengirim. Tombol Pratinjau pesan hanya menampilkan contoh dengan nama “Budi”, jadi baris yang namanya kosong tidak akan kelihatan di sana.
• Nama ditulis semua huruf kapital. Kalau sumber data Anda (biasanya hasil ekspor dari sistem lain) menyimpan nama sebagai “BUDI SANTOSO”, pesan yang terkirim juga menyapa “Halo BUDI SANTOSO” apa adanya, tidak ada perapian huruf kapital otomatis. Rapikan dulu di Excel sebelum disimpan sebagai CSV.
• Header kolom nomor tidak dikenali. Kolom nomor tujuan harus bernama salah satu dari number, nomor, phone, hp, target, atau no. Kalau headernya ditulis lain, misalnya “no_hp” atau “whatsapp”, baris itu tidak dianggap sebagai target sama sekali, bukan cuma variabelnya yang kosong.
• Mengunggah berkas .xlsx langsung. Kotak Upload CSV hanya menerima berkas .csv. Berkas Excel yang belum diekspor ke format itu akan ditolak.
• Berharap {variabel1} terisi di Kirim Satuan. Variabel selain {nama}/{name} hanya berfungsi di Blast & Pengumuman dengan sumber CSV; di Kirim Satuan, penanda itu tampil apa adanya.

Jeda aman saat mengirim ke banyak nomor sekaligus

Personalisasi membuat pesan terasa individual, tapi pengirimannya tetap berjalan satu per satu, bukan sekaligus dalam satu waktu. Broadcast lewat Blast & Pengumuman dikirim dengan jeda minimal 30 detik antar pesan, bukan supaya lambat, tapi supaya pola kirimnya tidak terlihat seperti robot yang menembakkan ratusan pesan dalam hitungan detik. Selengkapnya soal alasan dan pengaturan jeda ini ada di jeda aman WA blast.

Untuk mulai, buka Kirim Pesan ▸ Kirim Satuan kalau tujuannya beberapa nomor dengan nama yang sudah tersimpan di Kontak, atau Kirim Pesan ▸ Blast & Pengumuman kalau Anda punya data Excel/CSV dengan variabel tambahan per penerima. Tulis pesan dengan {nama} atau variabel lain, periksa lagi kalimat dan data Anda (di Blast & Pengumuman ada tombol Pratinjau pesan untuk melihat contoh susunan kalimatnya), baru kirim.