Inbox

Kolom Status Inbox WhatsApp: Cara Membaca Perlu Dibalas dan Minta Admin

Angka di samping “Perlu dibalas” bukan hiasan. Ia menjawab satu pertanyaan: chat pelanggan mana yang belum dijawab siapa pun.

Oleh Jalinara · 8 November 2026 · 5 menit baca

Jalinara InboxKolom status Inbox

Empat baris di kolom kiri Inbox menyaring daftar chat tanpa mengubah apa pun pada percakapan.

Ringkasnya: Kolom kiri Inbox Jalinara punya empat pilihan: Semua, Untuk saya, Perlu dibalas, dan Minta admin, masing-masing dengan angka. “Perlu dibalas” menghitung chat pelanggan yang pesan terakhirnya belum disusul balasan dalam 3 hari terakhir. “Minta admin” adalah bagian darinya, yaitu pelanggan yang minta bicara dengan admin atau pertanyaannya diteruskan AI Agent (berlaku hingga 7 hari). Filter label dan staf ada di filter lanjutan dan bisa dipadukan dengan keempatnya.

Bayangkan Inbox dengan seratus percakapan. Sebagian sudah dijawab, sebagian sedang dipegang rekan, dan beberapa pelanggan menunggu sejak pagi. Menggulir daftar satu per satu untuk mencari yang terakhir itu melelahkan, dan chat yang tenggelam di bawah mudah terlupa. Kolom status di sisi kiri Inbox dibuat untuk memotong pekerjaan itu.

Empat Pilihan di Kolom Kiri

Semua. Seluruh percakapan yang sedang dimuat. Angkanya jumlah chat itu.
Untuk saya. Chat yang ditugaskan kepada akun Anda. Berguna bagi staf yang hanya ingin melihat bagiannya sendiri.
Perlu dibalas. Chat pelanggan yang menunggu jawaban. Aturannya ada di bagian berikut.
Minta admin. Bagian dari Perlu dibalas yang paling mendesak: pelanggan yang meminta bicara dengan manusia.

Satu hal yang sering membingungkan: baris Perlu dibalas dan Minta admin disembunyikan saat angkanya nol. Inbox yang bersih memang tidak menampilkannya, dan keduanya muncul sendiri begitu ada chat yang cocok.

Cara “Perlu Dibalas” Dihitung

Sebuah chat dihitung bila pesan masuk terakhir dari pelanggan belum disusul balasan percakapan, dan pesan itu belum lebih tua dari 3 hari. Balasan percakapan berarti balasan dari manusia lewat dashboard atau HP, atau jawaban AI Agent. Pesan lain tidak dianggap balasan: Blast, WA Otomatis, pengingat, tindak lanjut terjadwal, dan Autoreply kata kunci. Jadi pelanggan yang hanya menerima promo dari Anda tetap muncul sebagai chat yang perlu dibalas bila ia sempat bertanya.

Beberapa chat sengaja tidak dihitung: chat grup, chat yang dipegang rekan satu tim, dan chat yang ditandai Selesai. Chat Selesai baru dihitung lagi bila pelanggan menulis lagi sesudah ditandai. Chat yang sudah Anda tandai ditangani lewat Tandai sudah ditangani juga tidak dihitung; tombol itu (di menu ⋮ chat) hanya muncul untuk chat Minta admin dan untuk pesan susulan di chat yang sudah Selesai, misalnya “ok makasih”. Untuk chat biasa, pakai Tandai selesai. Balasan yang gagal terkirim tetap dianggap sudah dibalas.

“Minta Admin” dan Peran AI Agent

Chat masuk ke Minta admin dalam dua keadaan. Pertama, pelanggan sendiri meminta bicara dengan admin. Kedua, AI Agent sudah memberi tahu pelanggan bahwa pertanyaannya diteruskan ke admin. Batas waktunya lebih panjang, yaitu 7 hari, dan chat tetap tercatat sampai manusia membalas, chat ditandai Selesai, dikembalikan ke AI Agent, atau ditandai sudah ditangani. Alur serah-terimanya dibahas di cara chatbot AI menyerahkan chat ke admin.

Dari Mana Angkanya Datang

Angka merah di menu Inbox, angka di judul tab browser, chip Perlu dibalas, dan bagian “Perlu perhatian” di beranda memakai rumus yang sama dari server, jadi tidak saling bertentangan. Satu perbedaan yang wajar: angka di menu dan beranda mencakup semua nomor WhatsApp, sedangkan chip di Inbox mengikuti filter nomor yang sedang Anda pilih. Bila akun Anda punya beberapa nomor, perbedaan angka biasanya berasal dari sini.

Memadukan dengan Filter Label dan Staf

Buka Filter lanjutan (ikon corong di atas daftar chat). Di sana ada pilihan status, nomor, Label, dan Staf. Pilihan label diambil dari label yang sudah dipakai pada chat, dan pilihan staf dari anggota tim Anda. Filter ini digabung dengan baris di kolom kiri, jadi “Untuk saya” bisa dipadukan dengan label Pesanan untuk melihat pesanan yang menjadi tugas Anda. Cara membuat label ada di label percakapan pelanggan, dan kombinasi yang sering dipakai bisa disimpan lewat Tampilan saya.

Kebiasaan yang Membantu

Buka Perlu dibalas lebih dulu setiap pagi, lalu Minta admin sebelum yang lain.
Tandai Selesai pada chat yang sudah tuntas supaya angkanya tetap jujur.
Pada chat Minta admin yang sudah Anda urus lewat telepon atau cara lain di luar WhatsApp, atau pada pesan susulan di chat yang sudah Selesai, gunakan Tandai sudah ditangani. Untuk chat biasa, gunakan Tandai selesai.

Semua pilihan ini hanya menyaring tampilan. Tidak ada pesan yang terkirim ke pelanggan dan tidak ada Kredit AI yang terpakai.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Kenapa baris Perlu dibalas atau Minta admin tidak terlihat?

Kedua baris itu disembunyikan saat angkanya nol dan tidak sedang dipilih. Begitu ada chat yang memenuhi syarat, barisnya muncul sendiri.

Apakah balasan dari Blast atau Autoreply menghilangkan chat dari Perlu dibalas?

Tidak. Blast, WA Otomatis, pengingat, tindak lanjut terjadwal, dan Autoreply kata kunci tidak dihitung sebagai balasan. Yang dihitung adalah balasan manusia atau jawaban AI Agent.

Berapa lama chat bertahan di Perlu dibalas?

Pesan masuk terakhir dihitung selama 3 hari. Untuk pelanggan yang minta bicara dengan admin atau pertanyaannya diteruskan AI Agent, batasnya 7 hari.

Kenapa angka di menu Inbox berbeda dengan angka di chip?

Angka di menu dan beranda mencakup semua nomor WhatsApp, sedangkan chip di Inbox mengikuti filter nomor yang sedang dipilih.

Apakah chat yang dipegang rekan ikut terhitung?

Tidak. Chat yang dipegang rekan satu tim dan chat grup tidak dihitung di Perlu dibalas maupun Minta admin.