AI Booking WhatsApp: Terima Janji Temu Otomatis

Pelanggan tanya “besok ada slot jam berapa?” pukul sepuluh malam. Dengan AI Booking, pertanyaan itu bisa terjawab dan jadwalnya tercatat tanpa Anda membuka HP, selama jam aktif AI Anda mengizinkan.

Dari “mau booking” sampai tercatat di Agenda, semuanya lewat satu percakapan.

Salon, klinik, barbershop, bengkel, studio foto, bimbel: semua usaha berbasis janji temu mengenal rutinitas yang sama. Pelanggan menanyakan jam kosong, Anda melihat buku catatan, membalas, pelanggan menjawab lagi, lalu jadwalnya ditulis ulang. Kalau chat masuk saat Anda sedang melayani pelanggan lain, balasannya tertunda, dan pelanggan yang tidak sabar bisa pindah ke tempat lain.

AI Booking memindahkan bagian paling berulang dari alur itu ke AI Agent. Anda tetap memegang aturan dan keputusan akhirnya.

Apa yang Dilakukan AI Booking

• Menawarkan slot kosong. AI menghitung slot dari jam buka usaha, durasi layanan, dan booking yang sudah ada di Agenda. Jam yang sudah terisi tidak ditawarkan lagi.
• Menerima pilihan pelanggan. Pelanggan boleh membalas dengan angka pilihan, misalnya “1”, atau menulis kalimat biasa. AI membaca pilihan itu dan meminta data yang masih kurang, seperti nama.
• Mencatat booking di Agenda. Booking dari WhatsApp tampil bersama booking buatan admin, jadi Anda tidak perlu menyalin apa pun.
• Melayani pertanyaan lanjutan. Pelanggan bisa menanyakan jadwal yang sudah dipesan, meminta ubah jadwal, atau membatalkan. Untuk dua yang terakhir, keputusan ada di admin (lihat bagian persetujuan).

Empat Syarat Sebelum Menyalakannya

1. Paket yang menyertakan Booking. Menurut pesan sistem, Booking dan CRM lengkap tersedia mulai paket Bisnis. Lihat halaman harga untuk rincian terbaru.
2. AI Agent aktif untuk nomor WhatsApp yang akan menerima booking.
3. Minimal satu layanan aktif di Katalog, lengkap dengan durasinya.
4. Jam buka usaha sudah diatur di Pengaturan Booking.

Kalau salah satu belum terpenuhi, Jalinara menampilkan alasan yang masih kurang, jadi Anda tidak perlu menebak kenapa AI belum menawarkan jadwal.

Cara Menyalakan AI Booking

1. Buka menu Booking, lalu masuk ke Pengaturan untuk mengisi jam buka dan aturan booking.
2. Pastikan layanan Anda sudah ada di Katalog dan berstatus aktif.
3. Di menu Booking, buka tab AI Booking, lalu nyalakan untuk nomor WhatsApp yang Anda inginkan. Pengaturannya per nomor, jadi nomor yang tidak Anda pilih tidak menerima booking.
4. Coba dulu dengan chat dari nomor lain sebelum diumumkan ke pelanggan.

Video langkah demi langkahnya ada di tutorial AI Booking di YouTube.

Booking Langsung Jadi atau Menunggu Persetujuan?

Anda yang menentukan. Untuk booking baru tersedia dua aturan: langsung otomatis, atau menunggu persetujuan Anda. Bila memilih persetujuan, booking berstatus menunggu dan Anda menyetujuinya lewat tombol Setujui di Agenda. Perhatikan batas waktunya: slot ditahan maksimal 15 menit, dan bila belum diputuskan, booking kedaluwarsa dan slotnya terlepas. Karena itu pilihan persetujuan cocok bila ada yang memantau Agenda dengan cepat; kalau tidak, aturan otomatis lebih aman bagi pelanggan. Untuk pembatalan dan ubah jadwal dari pelanggan, aturannya tetap menunggu persetujuan admin, supaya jadwal yang sudah Anda janjikan ke orang lain tidak berubah sepihak.

Permintaan pembatalan dan ubah jadwal masuk ke tab Persetujuan dan tidak kedaluwarsa dalam 15 menit; Anda mendapat notifikasi di dashboard. Satu booking hanya bisa punya satu permintaan perubahan yang menunggu pada satu waktu.

Booking Buatan Admin Juga Perlu Nomor

Kadang Anda mencatat booking sendiri di Agenda untuk pelanggan yang datang langsung atau menelepon. Kalau nomor WhatsApp pelanggan dikosongkan, AI tidak bisa mengenali booking itu saat pelanggan menanyakan atau mengubah jadwalnya. Isi nomornya lewat tombol Isi nomor di Agenda supaya semua booking pelanggan itu terhubung.

Kenapa Cocok untuk Usaha Kecil

• Pelanggan dilayani meski Anda sedang sibuk atau di luar jam kerja.
• Tidak ada jam yang tertawarkan dua kali karena slot dihitung dari Agenda yang sama.
• Keputusan penting tetap di tangan Anda lewat aturan persetujuan.
• Dipadukan dengan pengingat otomatis, jumlah pelanggan yang lupa datang bisa ditekan. Lihat pengingat booking otomatis.

Balasan AI Booking berjalan lewat AI Agent yang sama, jadi mengikuti jam aktif AI yang Anda atur dan pemakaian Kredit AI akun Anda. Baca cara Kredit AI bekerja.

Ingat juga bahwa AI Agent menjawab berdasarkan data yang Anda isi. Semakin lengkap layanan, durasi, dan jam buka, semakin tepat tawaran slotnya. Status booking tetap berasal dari Agenda, bukan dari tebakan AI.