Cek, Ubah Jadwal, dan Batalkan Booking Lewat Chat WhatsApp

“Booking saya jam berapa, ya?” Pertanyaan seperti ini datang sesudah janji dibuat. AI Booking menjawabnya dari Agenda, lalu meneruskan permintaan ubah atau batal ke admin.

Permintaan pelanggan masuk ke tab Persetujuan; jadwal lama tetap berlaku sampai ada keputusan.

Banyak pesan di chat usaha berbasis janji temu bukan permintaan booking baru. Isinya pertanyaan sesudahnya: “jadwal saya kapan?”, “bisa geser ke Sabtu?”, “saya batal dulu ya”. Pesan seperti ini mudah tenggelam di antara chat lain, padahal setiap perubahan memengaruhi slot yang bisa dipakai pelanggan berikutnya.

AI Booking menangani ketiganya dengan alur yang sudah ditetapkan. Berikut cara kerjanya dari sisi pelanggan, dan di mana Anda ikut campur.

Pelanggan Mengecek Booking

Pelanggan cukup menulis dengan bahasanya sendiri, misalnya “booking saya sudah masuk belum?”. AI membalas daftar booking mendatang yang terhubung dengan nomor WhatsApp pengirim, lengkap dengan statusnya: sudah dikonfirmasi atau menunggu persetujuan admin. Booking atas nomor lain tidak ditampilkan.

Kalau tidak ada yang cocok, AI mengatakan belum menemukan booking dan menyarankan pelanggan meminta admin memeriksa. Penyebab yang paling sering: booking dicatat admin tanpa nomor WhatsApp. Perbaiki lewat tombol Isi nomor di Agenda.

Mengubah Jadwal Lewat Chat

1. Pelanggan menulis “ubah jadwal”. Kalau punya beberapa booking, AI meminta ia membalas dengan nomor booking yang dimaksud.
2. AI menanyakan tanggal baru. Tanggal harus hari ini sampai 180 hari ke depan.
3. AI menawarkan hingga lima slot yang kosong. Petugas yang lama diutamakan; kalau penuh, AI menyebut bahwa slot yang ditawarkan memakai petugas lain.
4. Pelanggan membalas nomor slot, lalu AI merangkum perubahan dan meminta balasan YA.

Setelah itu permintaan masuk ke admin. Jadwal lama tetap berlaku sampai Anda memutuskan. Ubah jadwal hanya bisa diajukan untuk booking yang sudah dikonfirmasi; booking yang masih menunggu persetujuan belum bisa dipindahkan.

Membatalkan Booking

Alurnya lebih pendek. Pelanggan menulis “batalkan booking”, memilih booking bila lebih dari satu, lalu AI menyebutkan booking yang akan dibatalkan dan meminta balasan YA. Kalimat dengan tanda tanya, atau yang membawa maksud lain seperti “ya tapi ganti jam”, tidak dianggap persetujuan. Sama seperti ubah jadwal, booking tetap berlaku sampai admin menyetujui.

Peran Admin: Keputusan Ada di Tab Persetujuan

Setiap permintaan muncul sebagai kartu di tab Persetujuan dan memicu notifikasi di dashboard. Bila opsi kabar ke admin dipilih “Dashboard, Inbox & WhatsApp”, pemberitahuan juga dikirim ke WhatsApp. Anda menekan Setujui atau Tolak. Untuk ubah jadwal, sistem memeriksa kapasitas sekali lagi saat Anda menyetujui. Pelanggan lalu menerima pesan sesuai template yang Anda tulis di Pengaturan, untuk booking yang dibuat lewat WhatsApp.

Batas yang Perlu Anda Ketahui

• Satu booking hanya bisa punya satu permintaan perubahan yang menunggu. Bila pelanggan meminta lagi, AI memberi tahu bahwa permintaan sebelumnya masih menunggu admin.
• Percakapan yang menggantung disimpan 45 menit. Setelah itu pelanggan perlu memulai lagi.
• Kalau slot yang dipilih keburu terisi, AI memberi tahu bahwa belum ada jadwal yang berubah.
• AI hanya mengajukan permintaan. Ia tidak membatalkan atau memindahkan booking sendiri.
• Setiap balasan AI dalam percakapan booking memotong Kredit AI. Bila Kredit habis, balasan dilewati tanpa pemberitahuan ke pelanggan, jadi pantau sisa Kredit Anda.
• Booking baru dari WhatsApp yang menunggu persetujuan hanya ditahan 15 menit. Bila tidak Anda setujui dalam waktu itu, slotnya dilepas dan statusnya berubah menjadi Kedaluwarsa saat Agenda dimuat ulang, lalu tidak bisa disetujui lagi; pelanggan perlu memesan ulang.

Mau tahu cara menyalakannya dan syaratnya? Lihat AI Booking WhatsApp, lalu uji alurnya dengan panduan uji AI Agent sebelum live.