Kirim PDF Lewat WhatsApp Otomatis, dari Invoice sampai E-Tiket Pelanggan

Pelanggan lebih cepat membuka dokumen yang mendarat langsung di chat WhatsApp ketimbang yang terkubur di email. Berikut cara mengirim PDF — invoice, menu, brosur, sampai e-tiket — lewat WhatsApp di Jalinara, baik manual maupun otomatis dari sistem lain.

Dari Kirim Satuan, Blast & Pengumuman, sampai API dan n8n — begini cara dokumen PDF sampai ke chat pelanggan Anda.

Ketika pelanggan minta invoice, menu, brosur, atau e-tiket, cara paling praktis mengirimkannya tetap lewat WhatsApp — pelanggan tidak perlu membuka email, tinggal mengetuk berkas yang muncul langsung di chat. Kirim PDF lewat WhatsApp otomatis di Jalinara bisa dilakukan lewat tiga jalur berbeda, tergantung siapa yang mengirim dan berapa banyak penerimanya: satu per satu dari dashboard, sekaligus ke banyak nomor lewat broadcast, atau otomatis dari sistem lain seperti toko online atau Google Sheets begitu ada kejadian tertentu.

Artikel ini membahas ketiga jalur itu satu per satu — menu yang dipakai, langkah-langkahnya, sampai batas yang perlu Anda tahu sebelum dokumen benar-benar terkirim: ukuran berkas, jenis dokumen yang diterima, kuota pesan media tiap paket, dan tanda “Sent Via Jalinara” yang menempel di paket Free.

Tiga Cara Mengirim Dokumen PDF Lewat WhatsApp di Jalinara

Sebelum masuk ke langkah masing-masing, berikut gambaran cara mana yang cocok untuk situasi Anda.

Kirim PDF Satu-Satu Lewat Kirim Satuan

Kirim Satuan cocok dipakai saat Anda mengirim dokumen ke satu pelanggan tertentu — misalnya invoice setelah transaksi, atau surat konfirmasi untuk satu nomor. Berkas yang Anda pilih di sini langsung disertakan ke pesan, jadi tidak perlu diunggah lebih dulu ke tempat lain.

1. Buka menu Kirim Pesan > Kirim Satuan.
2. Pilih Perangkat pengirim, lalu isi Tujuan dengan nomor WhatsApp penerima (boleh lebih dari satu, pisahkan dengan koma).
3. Pada bagian Lampiran media (opsional), klik kotak “Tarik & lepas file ke sini, atau pilih file” lalu pilih berkas PDF dari perangkat Anda — atau klik Pakai URL media (alternatif) kalau berkas PDF-nya sudah tersimpan di alamat publik.
4. Isi kolom Pesan / Caption dengan keterangan singkat, misalnya “Berikut invoice pesanan Kakak, terima kasih sudah berbelanja.” Teks ini tampil sebagai caption di bawah dokumen saat diterima.
5. Klik Kirim sekarang.

Sisa kuota pesan media Anda bulan ini ikut ditampilkan di halaman ini lewat badge Kuota Media, jadi Anda bisa mengecek dulu sebelum mengirim. Bila Anda memasang tautan (URL) alih-alih mengunggah berkas, pastikan tautannya bisa diakses publik lewat internet — bukan alamat jaringan lokal atau server internal, karena permintaan seperti itu otomatis ditolak sebagai langkah keamanan.

Kirim PDF ke Banyak Nomor Lewat Blast & Pengumuman

Untuk mengirim dokumen yang sama ke banyak orang sekaligus — brosur promo, e-tiket acara, atau menu dalam bentuk PDF — gunakan Blast & Pengumuman, bukan Kirim Satuan berulang kali.

1. Buka menu Kirim Pesan > Blast & Pengumuman, klik Buat campaign, lalu beri nama agar mudah dikenali.
2. Tentukan target penerima lewat pilihan Ambil target dari: Ketik manual, Upload CSV, Buku kontak, atau Grup WA.
3. Di bagian Isi pesan, isi kolom Pesan broadcast lalu lampirkan berkas PDF-nya lewat kotak unggah atau URL, sama seperti di Kirim Satuan. Nama penerima bisa disisipkan otomatis dengan {nama}.
4. Jeda kirim sudah terisi bawaan 30–60 detik antar pesan (bisa diperbesar, minimal 30 detik) supaya nomor pengirim tetap aman. Klik Buat campaign, lalu jalankan.

Untuk pengiriman berulang dengan dokumen yang sama, ada cara yang lebih hemat daripada mengunggah PDF-nya setiap kali membuat campaign baru — simpan dulu sebagai template.

Simpan PDF sebagai Template Biar Tidak Upload Berulang

Di menu Kirim Pesan > Template Pesan, buat template baru dan lampirkan PDF-nya sekali di sana. Setelah tersimpan, template itu bisa dipanggil ulang dari Kirim Satuan maupun Blast & Pengumuman — dokumennya otomatis terpasang tanpa perlu diunggah lagi setiap kali dipakai.

Kirim PDF Otomatis Lewat API atau n8n (Dari Sistem Lain)

Kalau dokumennya perlu terkirim otomatis begitu ada kejadian di sistem lain — invoice yang terbit dari aplikasi kasir, e-tiket dari sistem pendaftaran, atau laporan yang dijadwalkan lewat n8n — jalurnya lewat menu API Token, bukan dashboard kirim pesan biasa. Cara memasangnya dibahas lengkap di cara kirim WhatsApp lewat API dan cara kirim WhatsApp dari n8n; berikut bagian yang khusus berlaku untuk dokumen.

Permintaan pengiriman dokumen memakai bentuk yang sama dengan pesan lain — gambaran lengkap fungsinya ada di fungsi API WhatsApp Jalinara — bedanya ada pada isian berkasnya:

Anda tidak perlu menyebutkan jenis pesannya secara eksplisit — begitu nama berkasnya berakhiran “.pdf” (atau jenis dokumen kantor lain), sistem otomatis mengenalinya sebagai dokumen. Yang perlu diperhatikan: tautan berkasnya harus bisa diakses publik lewat internet; tautan yang menunjuk ke alamat jaringan lokal atau server internal Anda sendiri akan ditolak sebagai langkah keamanan.

Ini juga jalur yang dipakai untuk kasus seperti kirim notifikasi transaksi otomatis lewat WhatsApp — misalnya invoice PDF yang otomatis terkirim begitu pembayaran pelanggan terkonfirmasi di sistem toko Anda.

Paket gratis lewat API Token hanya bisa mengirim ke 1 nomor per permintaan, dengan kecepatan maksimal 20 pesan/menit. Kirim ke banyak nomor sekaligus lewat API, dan kecepatan sampai 60 pesan/menit, baru terbuka mulai paket berbayar — lihat daftar paketnya.

Batas Ukuran, Jenis Berkas, dan Kuota Pesan Media per Paket

Sebelum mengirim, ada tiga batas yang perlu Anda ketahui supaya kiriman tidak gagal di tengah jalan.

• Ukuran berkas: maksimal 16MB per dokumen — batas ini berlaku sama untuk gambar, video, audio, maupun dokumen.
• Jenis berkas dokumen yang diterima: PDF, Word (doc/docx), Excel (xls/xlsx), PowerPoint (ppt/pptx), CSV, TXT, dan ZIP. Daftar ini yang disediakan di kotak pilih berkas. Saat berkas diunggah untuk Blast & Pengumuman atau Template Pesan, jenis lain — termasuk berkas yang bisa dijalankan di peramban seperti HTML atau JavaScript — ditolak sebagai langkah keamanan.
• Panjang caption: teks pesan yang menyertai dokumen maksimal 4.096 karakter.

Setiap dokumen yang terkirim juga memakai jatah pesan media, terpisah dari jatah pesan teks biasa. Jumlahnya berbeda tiap paket:

Kalau kuota pesan media sudah habis di bulan berjalan, kiriman dokumen akan ditolak sampai kuotanya terisi ulang bulan berikutnya atau Anda naik paket.

Tanda “Sent Via Jalinara” di Paket Free — Kapan Muncul

Paket Free membubuhkan tanda “Sent Via Jalinara” di pesan keluar (kecuali pesan suara dan lokasi, yang memang tidak punya caption). Untuk dokumen PDF, tandanya muncul sebagai baris tambahan di bagian bawah caption — sama seperti yang terjadi pada pesan teks biasa dan video. Khusus pesan bergambar, tandanya bukan berupa teks, melainkan dibakar langsung ke gambarnya. Mulai paket Personal, tanda ini tidak lagi dibubuhkan pada jenis pesan apa pun.

Dokumen yang langsung muncul di chat WhatsApp lebih mungkin segera dibuka pelanggan ketimbang yang terkubur di folder email yang jarang dicek.

Kesalahan Umum yang Membuat Kiriman Dokumen Gagal

• Ukurannya lebih dari 16MB. Kompres dulu PDF-nya, atau pecah jadi beberapa berkas yang lebih kecil.
• Tautan menunjuk ke alamat internal/lokal. Pastikan berkasnya tersimpan di alamat yang bisa diakses publik lewat internet, bukan di jaringan lokal atau server yang tidak terbuka ke luar.
• Kuota pesan media sudah habis. Cek dulu sisa kuotanya di dashboard sebelum mengirim dalam jumlah banyak.
• Caption kepanjangan. Potong teksnya sampai di bawah 4.096 karakter kalau pesan pengantar dokumen tidak mau terkirim.
• Nomor tujuan belum terdaftar di WhatsApp. Nyalakan pilihan Cek nomor WA dulu (lewati nomor tidak terdaftar) di Kirim Satuan, atau Cek nomor terdaftar dulu (lewati non-WhatsApp) di Blast & Pengumuman. Nomor yang diawali angka 0 tidak masalah — sistem otomatis mengubahnya ke format 62.

Mulai dari Sini: Kirim Dokumen Pertama Anda

1. Untuk kiriman ke satu nomor: buka Kirim Pesan > Kirim Satuan, lampirkan PDF-nya, isi caption, lalu klik Kirim sekarang.
2. Untuk kiriman ke banyak nomor sekaligus: buka Kirim Pesan > Blast & Pengumuman, buat campaign baru, lampirkan PDF yang sama, lalu jalankan.
3. Kalau dokumennya sering dipakai ulang, simpan dulu sebagai Template Pesan supaya tidak perlu diunggah berkali-kali.
4. Untuk kiriman otomatis dari sistem lain, buat token integrasi di menu API Token, lalu sambungkan lewat n8n atau langsung dari sistem Anda mengikuti panduan integrasinya.

Setelah salah satu jalur ini berjalan, dokumen yang tadinya perlu dikirim manual satu per satu — atau menunggu pelanggan membuka email — sekarang tinggal muncul di chat WhatsApp mereka, lengkap dengan caption yang menjelaskan isinya.