Persetujuan, Agenda, dan Laporan Booking: Panduan untuk Admin
Booking masuk dari AI dan dari admin sendiri. Tiga halaman di menu Booking menentukan apa yang terjadi sesudahnya: siapa yang datang, siapa yang minta pindah, dan berapa hasilnya bulan ini.
Menu Booking: Ringkasan, Agenda, AI Booking, Persetujuan, Pengaturan, dan Laporan.
Setelah pengaturan selesai dan booking mulai masuk, pekerjaan admin bergeser dari menjawab chat ke mengambil keputusan. Menu Booking disusun untuk itu. Ringkasan menampilkan jumlah booking hari ini, yang menunggu konfirmasi, yang menunggu update kehadiran, dan jumlah permintaan perubahan. Dari sana Anda masuk ke tiga halaman kerja berikut.
Agenda: Pekerjaan Harian
Agenda menampilkan booking per tanggal. Anda bisa berpindah hari, menekan Hari ini, mencari berdasarkan pelanggan, layanan, atau nomor, dan menyaring menurut status. Setiap baris memuat jam, pelanggan, layanan, petugas, dan status. Tujuh status yang dikenal: Menunggu persetujuan, Dikonfirmasi, Sudah datang, Selesai, Tidak datang, Dibatalkan, dan Kedaluwarsa.
Tombol di baris mengikuti status:
- Dikonfirmasi: Tandai datang atau Tidak datang (yang kedua meminta konfirmasi).
- Sudah datang: Tandai selesai.
- Tanpa nomor WhatsApp: Isi nomor, supaya AI dan pengingat bisa mengenali booking itu.
Booking Baru yang Menunggu Persetujuan
Bila aturan booking baru diset “Perlu persetujuan admin”, booking dari AI muncul di Agenda berstatus Menunggu persetujuan, dengan tombol Setujui dan Tolak. Slotnya ditahan 15 menit. Booking yang tidak Anda putuskan dalam waktu itu slotnya dilepas dan statusnya berubah menjadi Kedaluwarsa saat Agenda dimuat ulang; booking itu tidak bisa disetujui lagi, sehingga pelanggan harus memesan ulang. Pantau Agenda dan notifikasi dashboard, atau pilih konfirmasi otomatis bila Anda tidak sempat memeriksa tiap saat. Sebaliknya, bila diset “Konfirmasi otomatis setelah pelanggan setuju”, booking langsung berstatus Dikonfirmasi. Keduanya diatur di Pengaturan, bagian Pengingat & pesan.
Persetujuan: Ubah Jadwal dan Pembatalan
Tab Persetujuan berbeda dari tombol Setujui di Agenda: isinya hanya permintaan pelanggan untuk membatalkan atau memindahkan booking yang sudah ada. Tiap kartu menampilkan jadwal saat ini, jadwal yang diminta, catatan pelanggan bila ada, dan waktu masuk.
- Setujui pembatalan: booking dibatalkan dan slotnya dilepas.
- Setujui ubah jadwal: sistem memeriksa kapasitas sekali lagi sebelum jadwal diganti.
- Tolak: booking lama tetap berlaku.
Pelanggan menerima pesan sesuai template untuk booking yang dibuat lewat WhatsApp. Alur dari sisi pelanggan ada di cek, ubah, dan batalkan booking lewat chat.
Laporan: Angka Bulan Berjalan
Halaman Laporan menghitung booking pada bulan berjalan: total, masih berjalan (dikonfirmasi dan sudah datang), selesai, tidak datang, dan dibatalkan. Angkanya hanya mencerminkan janji yang tercatat di Jalinara. Laporan memuat paling banyak 500 booking dalam periodenya. Omzet dan kapasitas terpakai belum ada di laporan ini. Karena itu, kebiasaan menandai kehadiran menentukan seberapa berguna angkanya.
Siapa Boleh Apa
- Pemilik dan admin: semua halaman, termasuk Pengaturan, AI Booking, dan Koreksi status. Koreksi mewajibkan alasan dan masuk riwayat audit.
- Staf: Ringkasan, Agenda, Persetujuan, dan Laporan, kecuali pemilik mencabut akses Booking staf itu di pengaturan tim (bawaannya boleh). Staf tidak melihat Pengaturan dan AI Booking, dan tidak bisa menyetujui atau menolak booking baru di Agenda.
Mulailah dari menyiapkan layanan, petugas, dan jam buka bila Agenda Anda masih kosong.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apa beda tombol Setujui di Agenda dan tab Persetujuan?
Tombol Setujui di Agenda untuk booking baru yang menunggu konfirmasi. Tab Persetujuan khusus untuk permintaan pelanggan yang ingin mengubah jadwal atau membatalkan booking yang sudah ada.
Apa yang terjadi kalau booking baru tidak segera disetujui?
Slot booking baru yang menunggu persetujuan ditahan 15 menit. Lewat dari itu, statusnya otomatis menjadi Kedaluwarsa dan booking tidak bisa disetujui lagi; pelanggan perlu memesan ulang. Pantau Agenda dan notifikasi dashboard, atau pilih konfirmasi otomatis.
Apakah staf bisa menyetujui permintaan di tab Persetujuan?
Bisa, kecuali pemilik akun mencabut akses Booking staf itu di pengaturan tim (bawaannya boleh). Staf tidak bisa membuka Pengaturan, menyetujui booking baru di Agenda, atau mengoreksi status.
Apa saja yang dihitung di Laporan Booking?
Laporan menghitung booking bulan berjalan: total, masih berjalan, selesai, tidak datang, dan dibatalkan. Omzet dan kapasitas terpakai belum termasuk.
Bisakah status booking yang salah diperbaiki?
Bisa, oleh pemilik atau admin lewat tombol Koreksi status pada booking yang sudah selesai, tidak datang, atau dibatalkan. Koreksi wajib disertai alasan dan tercatat di riwayat audit.
Paket apa yang diperlukan untuk memakai Booking?
Booking dan CRM lengkap tersedia mulai paket Bisnis. Lihat bagian harga untuk rincian paket yang berlaku.